无纸、移动、高效 蓝信打造大型会务“新常态”

2017-01-22来源:21CN综合
蓝信 移动办公

一到年底,各个公司和机构往往都会陷入“文山会海”的煎熬:部门总结会、公司年会、行业论坛、年度颁奖……,这对于会务组织者和参会者而言,都意味着巨大工作量,对于老板而言,则意味着巨大的成本管理,如何高效组织、便捷执行、降低成本?这在过去都是明知有问题却无解决方案的“顽疾”!但是进入移动互联时代,这将不是问题了。调查显示,若选择一款好用的移动会务APP,可以将会务人员减少到1/5的人力投入,提升5倍的工作效率。同时,无纸化移动会务还能减少资源浪费,节约成本,移动应用APP将成大型会展的标配。

安全、繁琐、浪费,传统会务的三大痛点

一年一度的环保部全国环境信息技术与应用交流大会组织者之一、国家环保部信息办主任李国良先生对此深有感触,过去没有移动会务应用时,组织一个参与单位达200多家的大会,会务组恨不得手脚并用,马不停蹄地忙活。会议场地的选定、参会名单的确认和通知、与会嘉宾的航班时间确认、参会者的饮食习惯等事无巨细的背后是繁琐的办会流程和巨大的工作量。

而对于参会人员来说,报名联络流程复杂,会前排队签到体验差,坐在后排看不清大屏幕投影上的内容,会议材料太多,来不及翻看,会后还需要携带大量纸质资料回去。如何轻松的参加一场会议是每个参会人员的心声。

而且,大型会务所带来的资源浪费、环境污染都是问题。据悉,美国人每天要开1100万次会议,这种非生产性活动的成本高达每年370亿美元,相当于苹果公司在中国的全年收入。相比美国,我国人口众多,会务量远远超过美国。我国近年来一直提倡厉行节约、务实高效、规范管理、合理安排会议费,严格控制会议数量、规模的会务理念。传统的会议模式对纸的浪费非常大,跟节约型政府的理念不符,怎样才能做到既节约又高效呢?

而且对于一些涉及到信息保密的大会,对会议的安全性要求会很高,普通会务安排如何保障纸质机密信息不被泄露、公共平台上的信息不被拷贝转发?

市场需求催生无纸化移动会务

市场需求催生产品创新,保障信息安全、提高组织效率、降低会务成本、便捷各方使用的无纸化移动会务浮出水面。

从2013年开始,全国两会就开始无纸化,大量纸张文稿,文件、资料、提案不再出现在参会人员的面前,大会统一发放密码函件,大家籍此密码上网查询。此后全国政府会议陆续开启无纸化会议系统,无纸化会议作为无纸化办公的重要支撑环节,迎来了大发展。近几年来,从普通纸笔到信息查询终端、智能手机、再到平板电脑等移动终端,很多全国性的大型会议处处可见科技信息化的新“元素”,显而易见,电子化、信息化、无纸化的会议无疑再次成为热点。

无纸化会议的几大意义在于:一是提升会议效率,每个人的时间都是宝贵的,无纸化会议减少会议筹备时间,促进参会人会议内容审阅速度等各功能有助于加快会议进程。有数据显示,使用无纸化会议系统将比传统会议提高效率30-50%。二是节约成本环保低碳,数据显示,2013年全国政协会议将会议简报、大会发言报告等纸质印刷品,全部替换成电子资料,仅此一项,开幕式当天就节省了会议支出约200万元。三是与时俱进的会务理念与国际接轨,更具时效性和安全性。

有必要说明的是,很多无纸化会议模式其实是固定的,即开会中使用互联网电子化。而移动无纸化会议从筹备会议最初到结束会议之后,全程陪伴,实现对会议流程,会议管理,会议安全,会议决策智能化。注重用户体验,会议管理者的操作性和便捷性,在账户安全、文件传输上都实现一种安全的保障机制。所以,动无纸化会议更受到会议组织者所关注,而且从大的趋势来讲,这也正好与现阶段提倡的“大力推进电子公文交换和移动办公,提高办公无纸化水平”相符合。随着移动无纸化会议技术的不断进步,技术推进无纸化会议的普及进程已经势不可挡。

蓝信 移动会务的领跑者

不久前,在2016年的环保部全国环境信息技术与应用交流大会组织过程中,全程使用了蓝信移动会务平台,环境保护部信息中心网站室主任李国良先生也告诉记者:“蓝信平台的使用,不仅把参会者从资料的“纸堆”里解脱出来,也为会务组织者减少了大量繁复的工作。人手一个蓝信APP,小到报名、会议时间通知、会后资料查阅,大到分组讨论交流……蓝信APP一应俱全,让会务360度无死角,大家更轻松便捷的开会。”

蓝信移动会务之所以受到大型会议组织者的欢迎,究其原因是蓝信移动会务做到了会务组织工作前、中。后三个阶段的细节管理。

会前有着高效会务筹备,蓝信移动会务能够实时精准地向每个参会人员手机推送会议通知及会议议程,参会人员通过手机端实时在线报名,并能实现个性化需求的互动,同时,也可以通过这个平台查询往届会议的详细资料。

会中提供便捷会务体验,增加了与会者之间的互动,增强了会议效果,实时掌握会议动态。分组讨论、实时共享、动态直播等功能,即便是没有亲临现场的同事也能实时在线参与会议的议程。

会后有着全面会后总结,且各地参会人员依然可以通过蓝信APP联系沟通。会议中线上传输的图文消息、视频、文档等资料将自动归档,并在云端永久保存,不删号、不删档,参会人员能够随时查看。

至今,蓝信服务过的大型客户众多,包括中国国电集团、上交所、新华社、以及中央各大部委、政府机构,用户人数总量超过400万。这些政府机构、超大型企业内部会议都使用了蓝信移动会务功能,2016年广东省人大会议也使用了蓝信移动会务来组织会议。这种高效快捷的会务工具,得到了这些大型机构的高度认可。作为全国唯一通过等保三级安全认证的蓝信,也使得主办方对会议信息安全不用再操心,从服务客户的质量和数量而言,蓝信无疑已经成为移动会务领域的领跑者。

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